檔案托管服務



(一)接待

  1、客戶參觀庫房,客服專員接收信息。

  2、客服專員聯系客戶并排參觀時間及接待人員。

  3、又客服人員和庫房人員陪同參觀,并介紹倉庫的基本情況。

二)移庫

  1、客服人員接受移庫要求,交接給項目人員。

  2、又項目人員實地考察,與客戶確定移交方案

  3、項目人員按照移交方案進行移交并填寫移交單(如圖)

  4、針對于不需整理或者需要在立鼎整理的檔案,系統客服專員根據檔案數量派遣合適的車型去客戶現場進行 檔案移交。并提前溝通安排停車事宜

  5、運輸

?檔案接收專員與客戶辦理完檔案移交手續后,將檔案裝車。
?裝車過程中,檔案不得直接放置在地板上;搬運過程中。不得將檔案倒置,如有檔案箱破損的情況,需粘貼完整后方可裝車。
?檔案全部裝車后,需在車輛封口處貼專用封條或者上鎖扣記錄鎖扣號碼,并進入封閉運輸環節。
?運輸途中,檔案接收專員需全程押運,保證車輛及檔案安全。
?檔案安全送達立鼎后,檔案接收專員、庫方專員同時開鎖檔案運輸車輛并進行檔案卸車。
?檔案卸車時保證檔案封口朝上,檔案箱完整,并逐箱放置周轉托盤上,碼放整齊。
?檔案接收數量與交接單數量確認無誤后上架。

(三)檔案整理

1、客戶提出整理檔案的需求,項目專員根據客戶檔案類別以及客戶需求制定整理方案。

2、項目專員布置整理計劃,實施該項目的整理工作并填寫整理清單(如圖)。

3、客戶對項目成果進行驗收。

(四)庫房的日常安全管理

1  庫房的日常管理

?1)定期對庫房進行安全檢查,并做檔案安全檢查情況記錄。《檔案庫房安全檢查記錄表》
?2)定期對庫房的溫濕度及檔案箱的情況進行檢查,并記錄成表。
?3)庫房定期清掃,保持衛生。檔案文件箱及時上架,不隨意堆放。
?4)檔案入庫、出庫交接有登記、清點。
?5)發現檔案有損壞或異常現象,要及時查明原因,設法采取補救措施。

3   門禁管理

1)  門禁卡必須由庫房人員合理保管,確定保證其保管、使用、交接等全過程安全。門禁卡由庫房主管留一張予以備用,做到門禁卡保管使用無安全隱患。

2)  出入庫房施行雙人負責制。由一人持卡,一人持鑰匙方可進入檔案庫,卡和鑰匙分開保管。所有門禁卡接收、交接、使用等都要登記造冊,明確責任人。如非庫房管理人員應進行訪客管理登記。

3)  不得將門禁卡或鑰匙亂放,不得帶出庫區外且上鎖保管,以防丟失或被復制。不得隨意借給他人使用。

4  訪客管理規定

1)  來訪人員進入庫區時應登記《來訪人員入庫登記表》,并由陪同人員簽字。

2)  來訪人員個人物品需存放儲存柜內。

3)  來訪人員不得攜帶攝像設備進入庫區,如工作需要須向庫區主管申請并說明攝像區域,同意后由專人陪同。

5   盤點

智能盤點系統運行在 RFID 手持機上,實現檔案的順架、盤點、倒架、查找等工作。在 RFID 智能檔案管理系統中,檔案位置管理的最小單位為貨架的一格,每一格上粘貼一個RFID層架標簽,系統為每一層進行順序編碼,RFID層架標簽上打印該編碼內容,以方便工作人員查看。當檔案放到貨架的某一格時,需要將RFID檔案標簽與 RFID層架標簽的關聯。系統在順架、 盤點、倒架等工作時,需要通過手持機讀取 RFID 層架標簽與 RFID 檔案標簽,再實現相應的業務處理。使用手持機掃描 RFID 檔案標簽時,館員不需要將檔案移出或打開,只需要將手持機靠近檔案實物,即可完成標簽數據的讀取。一格63份檔案的掃描可以 5 秒內完成,讀取過程快速、準確。 系統一般通過 WIFI 無線網絡直接與RFID數據庫服務器通訊。但當無線網絡無法全覆蓋時,可使用我司專門開發的“離線工作”模式,即館員在庫房中使用RFID智能盤點車時,不通過網絡與RFID數據庫服務器通訊,在工作完成后,只需要在設備的TCP/IP接口插入網線,系統自動判斷網絡狀態,并自動上傳數據。同時,當RFID數據庫數據有更新(如新加工的檔案、檔案狀態有變更等),也將自動下載新數據。

6    檔案工作應急預案

1)危險源與風險分析

2)事故監控、預警及報告機制

3)應急響應

4)信息發布

5)后期處置



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